Лайфхаки по хранению документов дома

Знаете ли вы, где хранится ваш аттестат об оконченном школьном образовании? А инструкция к холодильнику? Легко ли вы можете найти необходимую справку? Если на эти и многие другие подобные вопросы вы ответили «Да», можете не читать этот текст. Но если мысль о порядке в документах приводит вас в уныние, усаживайтесь поудобнее, мы расскажем, как навести его без лишних усилий.

«Офисный» подход к систематизации

Главное правило хорошо организованного хранения документов — систематизация. Для этого можно взять пример с компаний. Во всех них есть архивы, где хранят колоссальное количество бумаг и прекрасно ориентируются в них. Секрет прост — архивная обработка дел. В упрощенном виде она представляет собой следующие действия:

• изучение вопроса, нужно ли вообще хранить документ и, если да, то сколько;
• систематизация бумаг по типу;
• систематизация бумаг в каждой категории по сроку хранения.

Все достаточно просто: выделяете категории (на недвижимость, на машину, банковские документы, по здоровью), затем подкатегории (например, по единицам недвижимости, по членам семьи), а в них делаете папки по срокам хранения. Например, квитанции об уплате коммунальных услуг хранят три года, срок выйдет — вы сможете просто выбросить их, не перебирая.

Также вовремя выбрасывать нужно чеки от покупки товаров, когда вышел гарантийный срок, инструкции от техники, которая уже сломалась, любые документы, связанные с тем, чего у вас больше нет. Например, те же квитанции и бумаги на проданную квартиру лучше передать новому владельцу.

Используйте цветные папки

Для того, чтобы проще было ориентироваться в документах, используйте цветные папки. Например, все зеленые — для недвижимости, все синие — для здоровья, все красные — для бытовой техники. Можно пойти дальше и выбирать разные тона одного цвета.

При этом желательно иметь что-то вроде каталога, в котором вы сможете посмотреть, какая именно папка отвечает за тот или иной раздел. И, конечно, обязательно подписывайте их на корешках.

Создайте «электронный архив»

Отсканируйте или сфотографируйте все документы и поместите их в специальную папку на компьютере. Только не забывайте менять название, чтобы искать нужное было проще.

Зачастую для решения тех или иных задач нам нужен не оригинал документа, а данные из него. Для этого вполне достаточно электронной версии. А искать бумагу в компьютере намного проще и быстрее, чем лезть в стеллаж и перебирать папки.